Solicitudes de Cambio
Una Solicitud de Cambio permite pedir formalmente una modificación sobre un documento ya publicado, dejando registro de qué se necesita cambiar, quién lo solicitó y cuándo. Es la forma controlada de proponer ajustes a documentos vigentes sin editarlos directamente, manteniendo la trazabilidad.
- Ventaja: Formaliza y centraliza los pedidos de cambio sobre documentos publicados, con estado y resolución, en lugar de gestionarlos por correo o de manera informal.
- Detalle Adicional: Al crear una solicitud, esta queda como tarea del propietario del documento, que recibe una notificación. Cada solicitud tiene un estado (Pendiente / Aprobado / Rechazado) y registra quién la resolvió y en qué fecha. El propietario ve las solicitudes de sus documentos desde el módulo Solicitudes de cambio del menú lateral, y también se pueden consultar desde la pestaña Solicitudes de cambio de cada documento.
Crear una solicitud de cambio:
- Abre el documento publicado sobre el que quieres solicitar el cambio y ve a la pestaña Solicitudes de cambio.
- Haz clic en + Nueva solicitud.
- En Descripción del cambio, explica qué se necesita modificar y por qué. Haz clic en Nuevo para registrar la solicitud.
- La solicitud queda con estado Pendiente, junto con la versión del documento, quién la solicitó y la fecha de creación.
La solicitud como tarea del propietario del documento
Cuando se crea una solicitud de cambio, esta queda como tarea del propietario del documento (el dueño del documento sobre el que se hizo la solicitud). La bandeja de Solicitudes de cambio muestra a cada propietario las solicitudes de sus propios documentos, y es quien las revisa y resuelve.
Paso a Paso:
- El propietario ingresa a Solicitudes de cambio desde el menú lateral y ve las solicitudes de sus documentos (por defecto, las Pendientes), con el documento, la descripción del cambio, el estado, la versión y quién la creó.
- Al abrir la solicitud, se muestra el detalle del documento en la pestaña Solicitudes de cambio, con los datos de la solicitud y el botón Resolver.
- Al hacer clic en Resolver, el propietario escribe un Comentario del propietario (obligatorio) y decide Aprobar o Rechazar la solicitud.
- Al Aprobar, la solicitud pasa a estado Aprobado, se registra quién la completó y la fecha de resolución, y se habilita una nueva versión del documento para implementar el cambio solicitado.
