Glosario de Términos

Este glosario reúne los términos propios de DocuKlaud que aparecen a lo largo del manual y de la plataforma. Está pensado para usuarios que recién empiezan a usar el sistema, de modo que puedan comprender rápidamente el vocabulario del producto.

Estructura y carpetas

• Espacio de trabajo (Workspace) / Carpeta principal: carpeta del nivel más alto de la jerarquía (Nivel 0). Suele representar una Gerencia, Dirección, Proyecto o área de la organización.
• Expediente / Subcarpeta: carpeta que cuelga de una carpeta principal. Suele representar un departamento, sub-área o línea de trabajo. Su código toma como prefijo el de la carpeta principal (por ejemplo, LEG-PPI dentro de LEG).
• Jerarquía: el árbol completo de carpetas y subcarpetas que organiza el repositorio.
• Vista Organigrama: representación visual, en forma de organigrama, de la relación entre una carpeta principal y sus subcarpetas.
• Aprobadores de carpeta: usuarios definidos en una carpeta que se asignan automáticamente cuando un paso de un flujo tiene como origen del aprobador la opción "Aprobador de carpeta principal" o "Aprobador de subcarpeta".
• Documentos requeridos: lista de tipos de documento (y cantidad) que una carpeta debe contener, a modo de checklist de documentación obligatoria.
• Herencia de configuración: mecanismo por el cual una subcarpeta toma ("hereda") la configuración de su carpeta principal, salvo que se le defina un valor propio.

Documentos

• Tipo de Documento: categoría que clasifica un documento (por ejemplo, Contrato, Procedimiento, Factura) y define sus campos y plantillas asociadas.
• Plantilla: formato prediseñado (por ejemplo un .docx) asociado a un tipo de documento, a partir del cual se genera un documento nuevo de manera estandarizada.
• Campos personalizados: campos de metadatos propios de un tipo de documento (por ejemplo, "dueño del proceso", "entrada en vigencia") que se completan al crear el documento.
• Código del documento (codificación): identificador único que DocuKlaud asigna automáticamente a cada documento (por ejemplo, LEG-GESTC-00001). Su formato puede personalizarse (ver Codificación de Documentos).
• Versión: número que identifica cada iteración de un documento a lo largo de su ciclo de vida.
• Borrador: documento guardado de forma provisional y editable, que no exige flujo, aprobadores ni firmantes hasta que se publica.
• Documento de Revisión: versión en PDF del documento original, que es la que revisan y comentan los aprobadores durante el flujo. Para archivos .docx y .pdf se genera automáticamente.
• Documento anexo (adjunto): documento de soporte que se adjunta a un documento principal.
• Documento relacionado: otro documento existente que se vincula al documento actual por su relación de contenido.
• Transmittal: comunicación formal para el envío/entrega controlada de uno o varios documentos a un destinatario, dejando registro de la transmisión.
• Estatus / Estado: situación del documento en su ciclo de vida (por ejemplo, Borrador, En proceso, Aprobado). Los Estados de Aprobación son configurables.

Flujos, aprobación y firma

• Flujo de Aprobación (Workflow): secuencia de etapas por las que pasa un documento (revisión, aprobación, firma, publicación) antes de quedar vigente.
• Etapa / Paso: cada eslabón de un flujo. Puede ser un paso de revisión, un paso de firma o el paso de publicación.
• Paso de Publicación: etapa final del flujo que notifica a los participantes que el documento fue publicado.
• Tipo de tarea (del paso de aprobación): define cómo aprueba el grupo de responsables. Puede ser "Grupo: Todos deben aprobar" (todos los responsables deben dar su aprobación) o "Grupo: Primero en aprobar o rechazar" (basta con que el primero del grupo apruebe o rechace).
• Aprobadores editables: interruptor del paso que define si los aprobadores pueden modificarse (por ejemplo, al publicar el documento) o quedan fijos según lo definido en el flujo.
• Tipo de Aprobador: indica si el aprobador es Interno (usuario de la organización) o Externo.
• Origen del aprobador: de dónde provienen los aprobadores de un paso. Puede ser Usuarios específicos (personas elegidas directamente), Aprobador de carpeta principal o Aprobador de subcarpeta (en estos dos últimos, se resuelven con los Aprobadores de carpeta definidos en la carpeta correspondiente).
• Tarea: pendiente que el flujo asigna a un usuario (por ejemplo, aprobar o firmar). Se consultan en Tareas y Mis tareas.
• Firma Electrónica: validación formal de un documento. DocuKlaud admite la Firma DocuKlaud (firma nativa que se dibuja/configura dentro de la plataforma) y la integración con DocuSign.
• Solicitud de Cambio: pedido formal de modificación sobre un documento ya publicado, con estado (Pendiente / Resuelta) y trazabilidad.
• Flujo detenido: documento cuyo flujo quedó atascado ("En progreso" pero sin tareas pendientes) y que el administrador puede reanudar.

Administración y configuración

• Listas Personalizadas: listas de valores propias de la organización, reutilizables como opciones en campos personalizados o en la codificación.
• Columnas de Vista: configuración de qué columnas se muestran, y en qué orden, en los listados de Documentos, Cuentas y Contactos.
• Auditoría: registro de las acciones realizadas en la plataforma (quién accedió, modificó o compartió), para seguridad y cumplimiento.
• Marca del Sitio: personalización visual del entorno de DocuKlaud (logo, colores, tipografía) con la identidad de la organización.
• Marca de Correos: personalización de la apariencia (nombre, logo y colores) de las notificaciones por correo que envía DocuKlaud.
• Suscripción: plan contratado de DocuKlaud (por ejemplo, PRO), que determina las funcionalidades disponibles.
• Cuenta / Contacto (Stakeholders): entidades (empresas y personas) externas a la organización que participan en la documentación (por ejemplo, destinatarios de transmittals).