Creación de Documentos con plantillas
Esta funcionalidad permite a los usuarios generar documentos de manera estructurada a partir de plantillas prediseñadas. Estas plantillas están vinculadas a un tipo de documento previamente definido y utilizando los campos de formulario para capturar información, reduciendo errores y manteniendo la consistencia en el contenido.
Y a su vez si habilita que el archivo es un borrado podrá editarlo si llega a ser necesario en cualquier momento.
Para esto se dirigira a la carpeta donde quiera almacenar estas plantillas.
- Ventaja: Ahorra tiempo en la creación de documentos repetitivos y garantiza homogeneidad en la documentación institucional.
- Detalle Adicional: SLas plantillas pueden estar asociadas a permisos y flujos automáticos, de manera que al completar un documento, este sea enviado automáticamente a revisión o aprobación.
1. Crear Documento Sin Plantilla (Carga de archivo)
Ideal para documentos que ya han sido redactados externamente
Paso a Paso:
- Accede a la carpeta de destino y presiona el botón Nuevo archivo.
- Selecciona el Tipo de documento correspondiente.
- En la opción de archivo, selecciona un archivo .docx desde tu equipo y súbelo.
- Completa los campos obligatorios del formulario (metadatos).
- Configuración de Flujo: Decide si el documento requiere un flujo aprobatorio activando el interruptor correspondiente.
-
Documento de Revisión: Si es necesario, habilita la opción
para adjuntar un archivo de soporte o revisión que acompañará al documento
principal durante el flujo.
- El documento de revisión es una versión en PDF del documento original, que es la que ven y comentan los aprobadores durante el flujo.
- Para documentos .docx y .pdf, no es necesario adjuntarlo manualmente: el sistema lo genera automáticamente a partir del documento principal (por eso, en esos casos, el campo para seleccionar el archivo de revisión aparece deshabilitado).
- Haz clic en Confirmar para iniciar el proceso.
Datos adicionales del formulario
Al crear un documento, además de los datos generales, ten en cuenta lo siguiente:
- Información del Tipo de Documento (campos personalizados): según el tipo de documento seleccionado, el formulario mostrará campos adicionales propios de ese tipo (por ejemplo, fecha, entrada en vigencia, dueño del proceso, etc.). Estos campos se definen en Campos Personalizados y pueden ser obligatorios.
- Código del documento (codificación): el sistema propone automáticamente el código del documento tomando como prefijo el código de la carpeta donde se crea (por ejemplo, LEG-GESTC-00001), lo que mantiene una codificación consistente en todo el repositorio.
- ¿Guardar como borrador?: si activas esta opción, el documento se guarda como borrador editable y no exige flujo, aprobadores ni firmantes, aunque la carpeta tenga flujo obligatorio (ver la sección de borradores más abajo).
2. Crear Documento Con Plantilla
Utiliza los formatos oficiales configurados en la plataforma para asegurar la homogeneidad institucional.
Paso a Paso:
- Dentro de la carpeta seleccionada, haz clic en Nuevo archivo.
- Selecciona el Tipo de documento y luego elige una de las Plantillas cargadas en el sistema.
- El sistema desplegará automáticamente el formulario con los campos requeridos para ese tipo de documento.
- Al igual que en la opción anterior, configura si requiere flujo de aprobación y completa los datos solicitados.
- Haz clic en Confirmar.
3. Guardar y Editar Borradores
Permite registrar los datos básicos de un documento y trabajar en su contenido antes de enviarlo a un flujo oficial.
Paso a Paso:
- Inicia la creación (con o sin plantilla) y completa los datos principales del formulario.
- En lugar de publicar, haz clic en el botón Guardar como borrador.
-
Para retomar el trabajo:
- Busca el documento en la lista.
- Abre sus opciones y selecciona Abrir documento.
- Se abrirá el editor en línea donde podrás modificar el contenido del texto directamente.
- Una vez que el contenido sea definitivo, haz clic en el botón Publicar dentro del editor.
- Finalización: Tras publicar, el sistema te redirigirá automáticamente a la configuración de flujos para que el documento siga el proceso de aprobación estándar.
