Auditoría

La funcionalidad de Auditoría permite al administrador supervisar y registrar todas las actividades realizadas dentro de la plataforma. El sistema captura eventos críticos como la creación, modificación, visualización y eliminación de documentos o carpetas, además de los cambios realizados en las configuraciones de seguridad.

Plan PRO Esta funcionalidad está disponible en el plan PRO.

Esta información se almacena de forma estructurada, permitiendo una trazabilidad completa de las acciones ejecutadas por cada usuario dentro del sistema.

• Ventaja: Proporciona un entorno de control y transparencia total, facilitando el cumplimiento de normativas de seguridad, auditorías internas y la identificación de responsables ante incidentes o cambios no autorizados en la información.

• Detalle adicional: Los logs de auditoría son inalterables; ningún usuario, ni siquiera el administrador global, puede eliminar o modificar los registros generados por el sistema. Esto garantiza la integridad de la evidencia durante procesos legales, auditorías externas o revisiones de cumplimiento normativo.

Habilitación de la Auditoría (primera vez)

La funcionalidad de auditoría de SharePoint puede no estar habilitada en tu organización. En ese caso, al abrir el módulo verás el mensaje "Auditoría no habilitada en tu organización". Para activarla es necesario que un Administrador Global otorgue los permisos correspondientes.

• ¿Por qué requiere permisos adicionales? SharePoint no permite acceder directamente a los registros de auditoría desde los sitios; estos solo están disponibles a través del Centro de Cumplimiento de Microsoft 365. DocuKlaud requiere permisos para acceder y mostrar los registros y para mantener la información bajo control (los registros se almacenan en una base de datos segura, de modo que puedas consultarlos de manera sencilla desde DocuKlaud, sin depender de los periodos de retención de Microsoft, por defecto 90 días).
• ¿Qué tipo de datos se incluyen? La auditoría no recopila información privada de los usuarios ni el contenido de los documentos: rastrea acciones específicas, como quién accedió, modificó o compartió archivos, para fines de seguridad y cumplimiento normativo.

Desde esa misma pantalla, usa el botón "1. Habilitar" para iniciar la autorización y luego "2. Confirmar permisos habilitados" una vez otorgados. Cuando la auditoría queda habilitada, el módulo pasa a mostrar el visor de registros descrito a continuación.

Paso a Paso:

1. Ingresa al menú lateral y haz clic en Administración.


2. Selecciona el módulo Auditoría.









3. Utiliza la barra de búsqueda ubicada en la parte superior para encontrar eventos específicos mediante palabras clave, como el nombre de un archivo o una acción realizada.


4. Aplica los Filtros Avanzados para segmentar la información según tus necesidades:
   • Usuario: Permite visualizar las acciones realizadas por una persona específica.
   • Acción: Filtra eventos como Documento eliminado o Permiso cambiado.
   • Rango de fechas: Facilita la auditoría de periodos de tiempo determinados.


5. Revisa el detalle de cada evento en la tabla de resultados, que incluye información como Fecha y hora, Usuario, Acción, Detalle del elemento e IP de conexión.


6. Si necesitas un respaldo externo, utiliza el botón Exportar para descargar los registros en formato Excel o CSV.