Firma Electrónica ▶ Ver video
DocuKlaud incorpora una funcionalidad de firma electrónica simple y avanzada que permite validar formalmente los documentos generados dentro del sistema. Esta firma puede aplicarse al finalizar el flujo de aprobación.
Plan PRO Esta funcionalidad está disponible en el plan PRO.
Para aplicar en un flujo de aprobación la firma electrónica se debe agregar como paso en el flujo de aprobación que corresponda, se le debe de dar al botón Etapa de firma.
- Ventaja: Permite garantizar la autenticidad de los documentos firmados, transformándolos en instrumentos válidos ante terceros, clientes o autoridades.
Paso a Paso:
- En el flujo de aprobación, haz clic en Agregar etapa y selecciona Firma electrónica.
- Selecciona el firmante desde la libreta de contactos o usa el botón Buscar/Agregar nuevo.
- Al activarse la etapa, el firmante recibirá un correo.
- El firmante debe hacer clic en Ver documento.
- Puede subir o dibujar su firma y confirmar en Firmar.
- Tras la firma, el documento queda bloqueado y marcado como firmado.
- De forma adicional, si se dirige a Validación de Documento para verificar si el documento tiene un certificado de finalización mostrando también información relevante sobre el proceso de firmado del documento.
Al configurar un paso de firma defines el o los firmantes y si estos pueden modificarse (mediante el interruptor de aprobadores/firmantes editables):
- Firmantes editables: a la hora de publicar el documento podrás elegir las personas responsables de realizar la firma.
- Firmantes fijos: se eligen directamente desde el flujo y no se modifican al publicar.
Además, al igual que en los pasos de aprobación, el Origen del aprobador/firmante puede ser usuarios específicos o resolverse según la carpeta (Aprobador de carpeta principal / de subcarpeta).
Para realizar la elección de la personas responsables deberás contar que esa persona debe estar en tus contactos, si no, podrás agregarlo dándole a la lupa y luego Agregar.
Luego de seleccionar la persona, se le da a Confirmar y luego a Publicar.
Luego de que termine el proceso de revisión del documento, como paso final del flujo, el firmante recibirá un correo avisando que el documento está listo para firmar. Ese correo incluye dos vínculos para firmar, según quién sea el firmante:
- Desde el sitio de DocuKlaud en SharePoint: pensado para usuarios internos de la organización, que firman dentro del propio sitio de SharePoint (ver "Firmar desde la bandeja de SharePoint" más abajo).
- Desde el portal externo app.docuklaud.com: pensado para firmar fuera de SharePoint (por ejemplo, firmantes externos), a través del portal web de DocuKlaud.
Firmar desde el portal externo (app.docuklaud.com)
Si abres el vínculo del portal externo, la firma se realiza en app.docuklaud.com, fuera de SharePoint. Los pasos que se muestran a continuación corresponden a ese portal.
Ya una vez en la vista del documento le dará al botón Firmar y realizara la firma o subir una que ya tenga, donde podrá colocarla en cualquier parte del documento donde requiera su firma.
Se le dará a confirmar, y luego le llegará un aviso por correo donde le dirá que el documento esta firmado junto a un PDF del documento ya firmado.
Firmar desde la bandeja de SharePoint (Firma DocuKlaud)
Si eres un usuario interno y firmas desde el sitio de DocuKlaud en SharePoint, el proceso ocurre dentro de la propia aplicación. Cuando un documento llega a un paso de firma de tipo Firma DocuKlaud (la firma nativa de la plataforma) y tú eres el firmante, el documento aparece en la bandeja Documentos por firmar del menú lateral, bajo la pestaña Firma DocuKlaud.
Paso a Paso:
- Desde el menú lateral, ingresa a Documentos por firmar y selecciona la pestaña Firma DocuKlaud.
- Haz clic sobre el documento que quieres firmar para abrir el visor. Verás la previsualización del documento y los botones Firmar y Configurar Firma.
- Configurar la firma (primera vez): haz clic en Configurar Firma. Se abrirá un lienzo donde puedes dibujar tu firma con el mouse o el dedo (o subir una imagen de firma con Subir Firma). Cuando estés conforme, haz clic en Confirmar.
- Importante: la firma que configures se guarda para reutilizarla en futuros procesos de firma, así no necesitas dibujarla cada vez. Esta configuración de firma (dibujarla/guardarla) aplica únicamente a la Firma DocuKlaud; no interviene en la firma mediante DocuSign.
- Firmar: haz clic en el botón Firmar. Tu firma se colocará en la zona de firma del documento (por ejemplo, el recuadro de "Firma de Conformidad"), donde también se muestran tu nombre y cargo. Si necesitas rehacerla, usa Quitar firma.
- Finalmente, haz clic en Confirmar para completar la firma. El documento se marca como firmado y sale de la bandeja de Documentos por firmar.
