Envió de Documento a Flujo Aprobatorio ▶ Ver video
Una vez finalizada la creación o edición de un documento, el sistema permite enviarlo al flujo de aprobación previamente definido. El envío activa automáticamente la secuencia de validaciones configuradas, notificando a los usuarios responsables en cada etapa del proceso (por ejemplo, revisión técnica, validación legal o aprobación final).
También mientras el proceso de revisión se lleva a cabo se podrá observar el paso a paso de este para ver en que paso se encuentra la revisión, llegará una notificación por correo o ve a la parte de Mis Tareas para ver si tienes una tarea pendiente.
- Ventaja: Mejora la gestión de tiempos y evita olvidos o vencimientos no controlados.
Paso a Paso:
- Una vez completado el documento, haz clic en Publicar documento desde la vista de edición.
- El sistema activará el flujo predefinido asociado al tipo de documento.
- Se enviarán alertas automáticas por correo a los usuarios asignados por etapa.
- Haz clic en el módulo Mis Tareas para ver los documentos en revisión que falta su aprobación.
- El documento mostrará su progreso y estado actualizado tras cada revisión o aprobación.
- Finalmente, una vez todas las etapas de aprobación hayan sido completadas o una haya sido rechazada, se le notificara por correo electrónico avisando que el documento fue aprobado o rechazado.
Documento Aprobado
Documento Rechazado
Guardar como borrador (sin flujo obligatorio)
Si una carpeta tiene activada la opción Exigir flujo obligatorio, todos sus documentos deben pasar por un flujo de aprobación. Sin embargo, esta exigencia no aplica a los borradores: al crear un documento puedes activar "¿Guardar como borrador?" y guardarlo sin flujo, sin aprobadores ni firmantes, para seguir trabajando su contenido. El flujo obligatorio se aplicará recién cuando publiques el documento.
Pestañas del documento
Al abrir el detalle de un documento (además de la cinta con el estado del flujo) encontrarás varias pestañas que concentran toda su información y acciones:
- Detalles: información general del documento (tipo, título, versión, flujo, código, campos del tipo de documento) y la previsualización del archivo.
- Historial del documento: registro de versiones y cambios.
- Comentarios: notas asociadas a la versión y al documento de revisión. Se agregan con + Agregar y permiten dejar observaciones durante el proceso.
- Doc. relacionados: permite vincular otros documentos existentes que se relacionan con este.
- Doc. anexos: permite anexar documentos de soporte al documento principal.
- Transmittals: transmittals asociados al documento.
- Solicitudes de cambio: pedidos de modificación sobre el documento publicado (ver la guía de Solicitudes de Cambio).
Comentarios y anotaciones sobre el documento de revisión
Durante la revisión, los revisores y aprobadores no pueden modificar el documento original. Aquí es donde el documento de revisión se vuelve clave: cuando el documento tiene su versión en PDF (el documento de revisión; ver Creación de Documentos), la revisión se realiza sobre ese PDF. Desde la pestaña Comentarios se abre un visor en el que cada revisor puede dibujar anotaciones y dejar comentarios directamente sobre el documento de revisión, sin alterar el archivo original.
Paso a Paso:
- Abre el documento y entra en la pestaña Comentarios. En la barra de herramientas del visor, elige una herramienta de anotación: puedes resaltar, subrayar o tachar texto, o dibujar una forma (línea, flecha, rectángulo, círculo o polígono) y elegir el color.
- Dibuja la marca sobre la parte del documento que quieres observar y escribe tu comentario en el cuadro Observación; luego haz clic en Confirmar.
- La anotación y su comentario quedan registrados en el panel lateral, con tu nombre, la fecha y las acciones para editar o eliminar los tuyos.
Cómo funciona:
- El visor permite marcar, dibujar formas y agregar notas de texto sobre las páginas del documento de revisión.
- Puedes agregar y editar tus propias anotaciones mientras tengas una tarea de revisión pendiente sobre el documento y la versión en revisión sea la vigente. Las anotaciones de otras personas se muestran en solo lectura.
- Los comentarios se organizan por versión del documento (selector "Versión: [ ]"), de modo que puedes consultar las observaciones de cada iteración.
- Si una versión no tiene documento de revisión, la pestaña solo ofrece una vista previa del documento (sin anotaciones); en ese caso, cuando corresponda, puedes cargar el PDF de revisión con Subir PDF.
Revisión y aprobación por un aprobador externo
Cuando un paso del flujo tiene un aprobador externo (Tipo de Aprobador: Externo; ver Flujos de Aprobación), esa persona revisa y aprueba o rechaza el documento desde el portal externo (app.docuklaud.com), sin necesitar una cuenta de Microsoft 365 ni acceso al sitio de SharePoint.
Paso a Paso:
- El aprobador externo recibe un correo de notificación con la solicitud de aprobación (documento, código y versión) y el botón Ir a la tarea.
- El enlace lo lleva al portal de revisión externo, donde encuentra los botones Aprobar y Rechazar, el botón Descargar Documento y las herramientas de anotación. Importante: la previsualización del documento solo se muestra si el documento tiene documento de revisión; si no lo tiene, el aprobador solo verá las opciones de Aprobar / Rechazar y la de descargar el documento original.
- Si el documento tiene documento de revisión, puede agregar comentarios directamente sobre él: dibuja la marca, escribe la observación y confirma. El comentario queda registrado con su correo.
- Para resolver la tarea, hace clic en Aprobar o en Rechazar.
- Si rechaza, debe indicar el Estatus de Rechazo y el motivo en el campo Comentario (obligatorio) y confirmar.
- Al finalizar (ya sea aprobación o rechazo), el portal muestra el mensaje "Tarea Completada".
