Biblioteca de Publicación

La Biblioteca de Publicación permite al administrador designar o crear una biblioteca específica de SharePoint destinada a almacenar los documentos que han finalizado exitosamente su flujo de trabajo.

Una vez que un documento es aprobado y firmado (si corresponde), el sistema genera automáticamente una copia oficial en esta biblioteca para su consulta interna dentro de la organización, manteniendo el archivo original en su carpeta de trabajo y sin posibilidad de modificación.

• Ventaja: Centraliza los documentos finales aprobados en un único lugar, facilitando la consulta masiva y garantizando que los usuarios accedan únicamente a versiones vigentes y validadas, sin riesgo de alterar documentos en proceso.

• Detalle adicional: Es posible configurar múltiples bibliotecas de publicación según el departamento o tipo de documento. Los campos globales y metadatos del documento original se preservan automáticamente en la biblioteca de publicación, manteniendo la coherencia y trazabilidad de la información.

Paso a Paso:

1. Configuración Inicial

1. Dirígete al menú lateral y haz clic en Administración.


2. Selecciona el módulo Biblioteca de Publicación.


3. Si la biblioteca aún no está configurada, presiona el botón Configurar Biblioteca.









4. En la ventana emergente, selecciona los campos base que deseas sincronizar automáticamente, como Título, Tipo de documento o Fecha de vencimiento.









5. Haz clic en Confirmar para finalizar la configuración inicial.

2. Personalización de la Vista de Documentos

1. Haz clic en la pestaña Vista de documentos.









2. Define el criterio de ordenamiento predeterminado, por ejemplo, por fecha de creación, y selecciona el modo ascendente o descendente.


3. Selecciona el tipo de navegación por defecto, como Navegación por carpetas.


4. Gestiona las columnas visibles arrastrando, agregando o eliminando campos como Código, Versión, Creado por y Modificado por.


5. Presiona Guardar para aplicar los cambios en la visualización.

3. Gestión de Permisos Nativos

1. Selecciona la pestaña Ver permisos nativos para administrar los accesos directamente desde SharePoint.









2. Visualiza los roles asignados, tales como Propietarios, Integrantes y Visitantes, además de usuarios específicos con permisos de lectura o control total.


3. Utiliza el botón + Agregar permisos para incluir nuevos usuarios o grupos.


4. Si deseas que la biblioteca herede los permisos del sitio principal, selecciona Restaurar permisos inherentes.