Gestión de Carpetas ▶ Ver video

El gestor de carpetas permite mantener una estructura lógica e intuitiva para almacenar documentos. Cada carpeta puede contener subcarpetas de forma ilimitada, lo que facilita la clasificación por área, tipo de documento u otra categoría relevante. Además, es posible asignar permisos de acceso a nivel de carpeta.

• Ventaja: Facilita la navegación y el acceso controlado a la documentación por parte de los usuarios.
• Detalle Adicional: Cada carpeta puede incluir filtros automáticos y visualización por columnas personalizadas, lo que permite adaptar la vista según las necesidades del equipo o área.

Paso a Paso:

1. Desde el menú lateral, accede al módulo de Inicio.


2. Haz clic en el botón Nueva carpeta principal.








3. Escribe un nombre en el campo "Nombre", escriba el código que quiere para esa carpeta y agregue un color de su preferencia.


4. En la sección Tipo de permisos elige, de forma obligatoria, si la carpeta conserva los permisos padres (hereda los roles globales) o se crea completamente privada. El sistema no permite guardar hasta que tomes esta decisión (ver "Privacidad de la carpeta" más abajo).


5. Haz clic en el botón Guardar.


6. Vuelva al módulo Inicio y al lado del nombre de la carpeta haga clic en el icono de una flecha (←).


7. Haz clic en Permisos para definir quién puede acceder, modificar o eliminar contenido de esa carpeta o si no es necesario déjelo con el control que haya hecho en el módulo Administrador permisos.














8. Finalmente, haz clic en Guardar para crear la carpeta.


9. Para crear una subcarpeta ingrese a la carpeta principal recién creada y haga clic en Nueva carpeta.








10. Escribe un nombre en el campo "Nombre", escriba el código que quiere para esa carpeta y agregue un color de su preferencia.








11. Haga clic en Guardar y dirijase al módulo Jerarquía que se encuentra en el menú lateral, donde allí podrá ver como se ordena su carpeta y otras carpetas recién creadas.








12. En caso de querer ver solo la Jerarquía de la carpeta que creo, diríjase a Inicio, icono de una flecha (←) y al módulo Jerarquía y podrá observar la Jerarquía de su carpeta.

Privacidad de la carpeta: heredar permisos globales o carpeta privada

Al crear una carpeta principal, DocuKlaud te pide decidir de forma obligatoria cómo se controla el acceso a esa carpeta, en la sección Tipo de permisos del formulario. No hay ninguna opción marcada por defecto: debes elegir conscientemente una de las dos alternativas antes de poder guardar.

• Conservar los permisos padres junto con los nuevos grupos de seguridad: la carpeta hereda los roles globales (Colaboración, Colaboración Limitada y Vista Restringida). Cualquier usuario que tenga uno de esos roles globales podrá acceder a la carpeta, además de los grupos propios que se crean para ella.
• Hacer completamente privada la carpeta (sin heredar los permisos padres): la carpeta no hereda los roles globales. Se crean sus propios grupos de seguridad (Administrador, Colaborador, Colaborador Limitado y Vista Restringida) y solo las personas que agregues a esos grupos podrán acceder. Es la opción recomendada para información confidencial, ya que otorga una granularidad de acceso total sobre la carpeta.

Junto al título Tipo de permisos hay un ícono de información (ⓘ) que resume, dentro del propio formulario, en qué consiste cada opción.

Importante: si en la configuración de la suscripción se han desactivado los roles globales de colaboración (opción "Desactivar la asignación automática de permisos globales"), esta elección no aparece y todas las carpetas principales se crean forzosamente como privadas. Puedes profundizar en este comportamiento en la guía de Gestión de Usuarios y Permisos.

Permisos de una carpeta y cómo dar acceso

Para revisar o modificar quién accede a una carpeta ya creada, abre el ícono Ver detalles de la carpeta de su tarjeta y entra en la pestaña Permisos. Allí verás los grupos propios de esa carpeta (por ejemplo LEG-Administrador, LEG-Colaborador, LEG-Colaborador limitado y LEG-Vista restringida) con las personas asignadas a cada uno.

Para dar acceso a un usuario únicamente en esta carpeta, haz clic en Asignar Permiso: se abre el cuadro "Asignar permiso local" donde eliges el Rol (Administrador, Colaborador, Colaborador Limitado o Vista Restringida) y los Usuarios a los que se lo otorgas, y confirmas. Este es el mecanismo con el que se otorga acceso, carpeta por carpeta, especialmente en carpetas privadas.

La pestaña incluye además la acción Restaurar permisos inherentes, que devuelve la carpeta a la herencia de permisos si se había hecho privada.

Estructura jerárquica: carpetas principales y subcarpetas

DocuKlaud organiza los documentos en una estructura de árbol de dos niveles:

• Nivel 0 — Carpeta principal (Espacio de trabajo / Workspace): representa la unidad organizativa de más alto nivel. Puede corresponder a una Gerencia, una Dirección, un Proyecto, un área u otra categoría según cómo trabaje la organización.
• Subcarpetas (Expedientes): cuelgan de una carpeta principal y suelen representar departamentos, sub-áreas o líneas de trabajo dentro de esa unidad. Su código hereda como prefijo el de la carpeta principal (por ejemplo, si la carpeta principal es LEG, una subcarpeta puede ser LEG-PPI).

Esta relación jerárquica es la que da orden a todo el repositorio: define dónde vive cada documento y cómo se heredan configuraciones y permisos desde la carpeta principal hacia sus subcarpetas.

Vista Organigrama

Cada carpeta tiene, entre sus acciones, el ícono de Vista Organigrama. Al abrirlo se muestra, en formato de organigrama, la relación estructural entre la carpeta principal (arriba) y sus subcarpetas (debajo), reflejando visualmente la jerarquía organizacional descrita más arriba. Es útil para entender de un vistazo cómo está compuesta una gerencia o proyecto y qué departamentos o expedientes lo integran.

Configuración avanzada de la carpeta

Además del nombre, código y permisos, cada carpeta (principal o subcarpeta) permite definir reglas que se aplican a los documentos que contiene. Se accede desde el ícono Ver detalles de la carpeta de la tarjeta, en la pestaña Detalles.

• Aprobadores de carpeta: usuarios que se asignan automáticamente cuando un paso de un flujo tiene como origen del aprobador la opción "Aprobador de carpeta principal" o "Aprobador de subcarpeta". De esta forma, un mismo flujo puede reutilizarse en varias carpetas y el aprobador se resuelve según la carpeta donde esté el documento.
• Flujos — Restringir flujos: al activarlo, en esta carpeta solo podrán usarse los flujos que autorices (en lugar de todos los flujos disponibles).
• Flujo por defecto: flujo que se selecciona automáticamente al crear un documento nuevo en la carpeta.
• Exigir flujo obligatorio: obliga a que todo documento de la carpeta pase por un flujo de aprobación (salvo los guardados como borrador).
• Exigir revisión de documento: obliga a incorporar un documento de revisión en el flujo (ver la guía de Creación de Documentos).
• Tipos de documento — Restringir tipos: limita los tipos de documento permitidos en la carpeta.
• Tipo de documento por defecto: tipo que se preselecciona al crear un documento en la carpeta.
• Documentos requeridos: permite definir qué tipos de documento (y cuántos) debe contener la carpeta, como checklist de documentación obligatoria.

Herencia de configuración (subcarpetas)

Las subcarpetas heredan la configuración de su carpeta principal. En los campos de una subcarpeta (por ejemplo, Flujo por defecto o Tipo de documento por defecto) aparece la opción "Heredar de carpeta principal": si la dejas así, la subcarpeta toma el valor definido en el nivel superior; si configuras un valor propio, este prevalece sobre el heredado únicamente en esa subcarpeta.

Para facilitar el control, la pantalla de detalles de una subcarpeta incluye el panel "Herencia de configuración de esta carpeta", que detecta la carpeta principal y muestra, campo por campo, cuál es el valor efectivo: configurado en esta carpeta, heredado de la principal, o sin configurar en ninguna.