Gestión de Usuarios y Permisos ▶ Ver video
Se pueden crear y administrar roles específicos dentro de la plataforma (por ejemplo: acceso limitado, vista restringida, colaborador, colaborador limitado, administrador). Cada rol define el nivel de acceso y las acciones permitidas sobre los documentos, carpetas y flujos.
- Ventaja: Permite una administración segura del acceso a la información y evita errores por usuarios no autorizados.
- Detalle Adicional: Los permisos pueden aplicarse a nivel de documento, carpeta, flujo o tipo de documento.
Paso a Paso:
- Haz clic en Configuración. y luego selecciona Administrar Permisos.
- Haz clic en Nuevo.
- Define los permisos usando los botones de activación para acceso limitado, vista restringida, colaborador, colaborador limitado, administrador, luego seleccione el usuario que cumplirá esa responsabilidad y le dará a Guardar.
Niveles de permiso disponibles
Al asignar permisos, cada usuario o grupo recibe uno de los siguientes niveles de acceso:
- Administrador: permisos de administración total.
- Colaborador: permite lectura, escritura y eliminación de documentos.
- Colaborador limitado: permite la lectura y descarga de documentos.
- Vista restringida: permite la lectura restringida (sin descarga).
- Acceso limitado: se asigna automáticamente cuando se le da acceso a un usuario a una carpeta específica.
Nota: todos los permisos permiten a los usuarios participar en los flujos, siempre que cuenten con al menos acceso de tipo "Vista restringida". Asignar un permiso desde este módulo otorga acceso a todas las carpetas principales. Si necesitas dar acceso únicamente a una carpeta específica, deberás asignar los permisos directamente desde esa carpeta.
Otras acciones del módulo
La pantalla de Administrar permisos ofrece además las siguientes acciones sobre la lista de usuarios (agrupada por rol: Administrador, Colaborador, etc.):
- Asignar Permiso: otorga un permiso a un usuario o grupo.
- Asignación masiva: permite asignar permisos a varios usuarios a la vez.
- Invitar a usuario externo: habilita el acceso de usuarios externos a la organización.
- Ver todos los permisos: muestra el detalle completo de los permisos vigentes.
- Eliminar (acción de fila): revoca el permiso de un usuario o grupo desde la columna Acción de la tabla.
Permisos globales vs. permisos por carpeta
Los permisos que asignas desde Administrar permisos son globales: en la lista aparecen agrupados con la etiqueta [Global] (por ejemplo, Administrador [Global] o Colaborador [Global]) y otorgan acceso a todas las carpetas principales que hereden los permisos globales.
Tras la instalación, los roles globales Colaboración, Colaboración Limitada y Vista Restringida vienen activados por defecto. Por eso, al crear una carpeta principal, el sistema pide decidir si esa carpeta debe heredar esos roles globales o ser completamente privada (ver Gestión de Carpetas). Una carpeta privada crea sus propios grupos y los usuarios con rol global no acceden a ella, lo que otorga una granularidad de acceso total.
Desactivar los roles globales de colaboración
En organizaciones donde el acceso debe ser estricto carpeta por carpeta (por ejemplo, en la edición DocuKlaud-Gob), es posible desactivar los roles globales de colaboración por completo. La opción está en Conf. Suscripción → Configuraciones → pestaña Gestión Documental, con el nombre "Desactivar la asignación automática de permisos globales".
Al activar esta opción:
- Las carpetas principales se crean con sus propios grupos de seguridad y los roles globales (Colaboración, Colaboración Limitada y Vista Restringida) no tienen acceso a ellas.
- Al crear una carpeta principal ya no se pregunta si debe ser privada: siempre se crea privada, porque el acceso solo se concede carpeta por carpeta.
- El acceso a cada carpeta se gestiona únicamente desde la pestaña Permisos de esa carpeta (botón Asignar Permiso).