Codificación de Documentos

DocuKlaud asigna automáticamente un código único a cada documento que se crea. De forma predeterminada utiliza un esquema estándar (por ejemplo, el código de la carpeta seguido de un consecutivo, como LEG-GESTC-00001). El módulo de Codificación de Documentos permite al administrador definir un formato de código personalizado, ajustado a la nomenclatura interna de la organización.

• Ventaja: Los documentos quedan codificados según el estándar propio de la organización, combinando piezas como el código de la carpeta (por nivel), el año, campos del documento y un consecutivo.
• Detalle Adicional: El formato se arma de manera visual arrastrando parámetros a un editor, con una previsualización en tiempo real del código resultante.

¿Qué representa cada parámetro?

El código se arma combinando "piezas" (parámetros) que se arrastran, en el orden deseado, al Editor de Código. Cada parámetro se reemplaza automáticamente por un valor real cuando se crea un documento. Los parámetros se agrupan por categoría (identificada por color):

• Carpeta (naranja) — toma el código de la carpeta donde se guarda el documento:
  • FolderCode: el código completo de la carpeta (concatena todos los niveles de la ruta).
  • FolderCode_1LVL: únicamente el código del primer nivel de la jerarquía (la carpeta principal / Workspace).
  • FolderCode_2LVL: el código hasta el segundo nivel (carpeta principal + subcarpeta).
  • FolderCode_3LVL: el código hasta el tercer nivel de la jerarquía.
• Año (verde) — el año en que se crea el documento (por ejemplo, 2026). Útil para reiniciar la numeración por año.
• Campo (azul) — el valor de un campo del documento. Para poder usarlo aquí, primero debes crear una Lista Personalizada con el campo "código" habilitado y luego un campo (de tipo búsqueda) que apunte a esa lista; así ese campo queda disponible como parámetro seleccionable en este modelador.
• Personalizado (gris) — texto o separadores fijos que tú defines (por ejemplo un guion "-", un prefijo como "DOC", etc.), para dar forma y legibilidad al código.
• Secuencia (consecutivo) — el número correlativo del documento, con la cantidad de dígitos que definas en Tamaño de la secuencia (por ejemplo 00001). Con Reiniciar secuencia en puedes hacer que el correlativo vuelva a empezar (por ejemplo, cada año).

Ejemplo: si arrastras al editor los parámetros FolderCode + Personalizado ("-") + Año + Personalizado ("-") + Secuencia, un documento creado en la carpeta LEG-GESTC en 2026 obtendría un código como LEG-GESTC-2026-00001. La Previsualización del modelador te muestra en todo momento cómo quedará el código con las piezas elegidas.

Paso a Paso:

1. Desde el menú lateral, en Configuraciones, haz clic en Conf. Suscripción para abrir los Detalles de la suscripción.


2. En la sección Configuraciones, ubica la pestaña Gestión Documental y el campo Codificación de documentos (muestra el esquema actual, por ejemplo "Aislado"). Haz clic en el botón Personalizar.








3. Se abrirá el modelador Establecer código personalizado. Desde el panel Parámetros, arrastra al Editor de Código, en el orden deseado, las piezas que compondrán el código (ver arriba "¿Qué representa cada parámetro?" para el detalle de cada uno).








4. Revisa la Previsualización para ver cómo quedará el código con los parámetros elegidos.


5. Define el Tamaño de la secuencia (consecutivos) —cantidad de dígitos del correlativo— y, si corresponde, la regla Reiniciar secuencia en (por ejemplo, reiniciar el consecutivo cada año).


6. Cuando el formato esté definitivo, haz clic en Confirmar. Recuerda que esta acción solo puede realizarse una vez; para cambios posteriores deberás abrir un ticket de soporte.