Casos de Uso de Compras
DocuKlaud optimiza el ciclo de adquisición de la compañía (Procure-to-Pay) al estandarizar la generación, aprobación y almacenamiento de Órdenes de Compra, asegurando control financiero, trazabilidad y cumplimiento desde la solicitud hasta el pago.
Uso del Software
Estandarización de Órdenes de Compra
DocuKlaud utiliza el módulo de Plantillas para generar Órdenes de Compra uniformes, asegurando que cada documento incluya toda la información crítica requerida por contabilidad y finanzas desde su creación.
- Monto y presupuesto asignado
- Centro de costo
- Proveedor asociado
Flujos de Aprobación por Montos y Jerarquías
Las Órdenes de Compra se envían automáticamente al aprobador correcto según el monto y las reglas de la organización. Compras que superan umbrales definidos requieren validación adicional de Finanzas o Dirección.
- Aprobación por niveles jerárquicos
- Control por límites presupuestarios
- Gestión desde la bandeja de Mis Tareas
Gestión Centralizada de Proveedores
Toda la documentación legal y tributaria de los proveedores se centraliza en la entidad de Cuentas, permitiendo un acceso seguro y ordenado para los equipos de Compras, Contabilidad y Auditoría.
- RUT y certificados legales
- Cuentas bancarias
- Facturas y documentos de cumplimiento
Publicación y Cierre del Ciclo de Compra
Una vez aprobada y firmada, la Orden de Compra se publica automáticamente en la Biblioteca de Publicación, quedando disponible para Contabilidad y Tesorería como respaldo oficial para el pago.
- OC firmada y autorizada
- Disponibilidad inmediata para pago
- Respaldo documental completo
Beneficios
Control presupuestario riguroso
La automatización evita la ejecución de compras fuera de presupuesto o sin las autorizaciones correspondientes, fortaleciendo el control financiero.
Reducción de ciclos de aprobación
Al eliminar correos y documentos físicos, las Órdenes de Compra se aprueban digitalmente en minutos desde cualquier dispositivo.
Transparencia y auditoría
Cada acción queda registrada en los Logs de Auditoría, permitiendo una trazabilidad completa sobre quién autorizó cada gasto y bajo qué condiciones.
Fortalecimiento de la relación con proveedores
Al reducir significativamente los ciclos de aprobación de las órdenes de compra desde la bandeja de Mis Tareas, los proveedores reciben sus OCs de forma más rápida, mejorando la confianza, los tiempos de entrega y la disposición a ofrecer condiciones comerciales preferentes.