Flujos de Aprobación

Los documentos pueden ser enviados automáticamente a uno o varios usuarios responsables para revisión y aprobación. Los flujos pueden configurarse para que ya sea un solo usuario lo apruebe, que dentro del grupo designado el primero que lo apruebe o el grupo designado cada uno de los usuarios responsable debe aprobar ese paso del flujo.

• Ventaja: Asegura el cumplimiento de procesos internos de revisión documental.
• Detalle Adicional: Se pueden generar múltiples flujos por tipo de documento, y el sistema guarda un historial de quién aprobó o rechazó cada versión, junto con sus comentarios.

Paso a Paso:

1. Haz clic en el botón Configuración. del menú lateral


2. Selecciona la opción Flujos.


3. Haz clic en el botón Nuevo para crear una nueva categoria documental.

Paso de Aprobación

1. Haz clic en el botón Paso de Aprobación para agregar un nuevo paso.


2. Agregue el nombre del paso y defina el Tipo de tarea (Grupo: Todos deben aprobar, o Grupo: Primero en aprobar o rechazar).







3. Define el Tipo de Aprobador (interno/externo) y el Origen del aprobador. Según el origen que elijas, indicarás quién o quiénes serán los responsables del paso (el detalle de cada opción se explica justo debajo).







4. Finalmente, haz clic en Guardar.

Al agregar o editar un paso de aprobación, se definen las siguientes opciones:

• Tipo de tarea: cómo aprueba el grupo de responsables:
  • Grupo: Todos deben aprobar — todos los responsables del paso deben dar su aprobación para avanzar.
  • Grupo: Primero en aprobar o rechazar — basta con que el primero del grupo apruebe (o rechace) para resolver el paso.
• Aprobadores editables (interruptor): define si los aprobadores del paso pueden modificarse (por ejemplo, al publicar el documento) o quedan fijos según lo definido en el flujo.
• Tipo de Aprobador: indica si el aprobador es Interno (usuario de la organización) o Externo (desde la lista de Contactos).
• Origen del aprobador: de dónde provienen los aprobadores del paso:
  • Usuarios específicos — personas elegidas directamente al configurar el paso.
  • Aprobador de carpeta principal — se resuelve automáticamente con los Aprobadores de carpeta configurados en la carpeta principal (Workspace) donde esté el documento.
  • Aprobador de subcarpeta — se resuelve con los Aprobadores de carpeta configurados en la subcarpeta (Expediente) donde esté el documento.

Usar como origen el aprobador de carpeta principal o de subcarpeta permite reutilizar un mismo flujo en muchas carpetas: el aprobador correcto se determina según dónde viva el documento, sin necesidad de crear un flujo distinto por cada área. Los aprobadores de carpeta se definen en Gestión de Carpetas → Ver detalles de la carpeta → Aprobadores de carpeta.

Cuando el Tipo de Aprobador es Externo, el aprobador se elige de la lista de Contactos del sistema. Esa persona no necesita una cuenta de Microsoft 365 ni acceso al sitio de SharePoint: recibe por correo un enlace seguro y de un solo uso al portal externo (app.docuklaud.com), donde revisa el documento y lo aprueba o rechaza. La acción queda registrada con la misma trazabilidad que la de un participante interno (fecha, identidad y comentario).

Paso de Firma

Plan PRO El paso de firma y sus modalidades están disponibles en el plan PRO.

1. Seleccionar el Tipo de Firma: En el menú desplegable, elija la modalidad de firma que se aplicará al documento


2. Definir Permisos de Modificación: Use el interruptor para decidir si se permitirá o no la modificación de los firmantes al momento de enviar el documento al flujo.


3. Configurar Firmantes Internos: Utilice el buscador para añadir a los usuarios del sistema que deben firmar el documento.


4. Configurar Firmantes Externos: Si el proceso requiere firmas de personas fuera de la organización, selecciónelas de la lista de Contactos del sistema.





5. Una vez establecidos los firmantes y los permisos, haga clic en el botón Confirmar para integrar este paso en su flujo.

El campo Tipo de Firma permite elegir con qué mecanismo se firmará el documento. Las modalidades más habituales son:

• Firma DocuKlaud: la firma nativa de la plataforma. El firmante dibuja o sube su firma y la coloca en el documento. Los firmantes internos firman desde el sitio de DocuKlaud en SharePoint (bandeja "Documentos por firmar"); los externos, desde el portal externo app.docuklaud.com (ver Firma Electrónica).
• DocuSign Plan PRO: delega la firma a DocuSign, generando el sobre con el documento y los destinatarios; al completarse, el documento firmado retorna al flujo automáticamente (ver Integración DocuSign).

Según el plan y la instancia contratada pueden estar disponibles proveedores de firma adicionales.

Cuando un firmante es externo, también se elige de la lista de Contactos del sistema y tampoco necesita una cuenta de Microsoft 365 ni acceso a SharePoint: recibe por correo un enlace seguro y de un solo uso al portal externo (app.docuklaud.com), donde firma el documento. Al firmar se capturan evidencias adicionales como la IP y la geolocalización, y la acción queda registrada con la misma trazabilidad que la de un participante interno.

Paso de Publicación

El Paso de Publicación es la etapa final del flujo: guarda automáticamente una versión final del documento (ya sea aprobado o firmado) en la Biblioteca de Publicación y notifica a los participantes, dejando constancia del cierre del proceso.

1. Verificar el objetivo del paso: Tenga en cuenta que esta etapa guardará automáticamente una versión final del documento (ya sea aprobado o firmado) en la Biblioteca de Publicación.


2. Configurar notificaciones masivas: Utilice el interruptor "Notificar a todos los participantes que se ha publicado el documento" para enviar un aviso automático a todas las personas que intervinieron en el flujo de trabajo.


3. Seleccionar usuarios específicos: Si desea que personas adicionales (que no participaron directamente en el flujo) reciban el aviso de publicación, añádalas en el campo "Notificar a usuarios específicos".





4. Una vez ajustadas las preferencias de notificación, haga clic en el botón Confirmar para guardar la configuración e incluir este paso en su flujo.

Una vez que haya completado la configuración de los pasos de aprobación, firma y publicación, de clic en el botón de Confirmar para que el flujo de trabajo este listo para ser utilizado.

El modelador de flujo

El modelador presenta el flujo como una cinta de etapas encadenadas, lo que facilita ver de un vistazo la secuencia completa: los pasos de aprobación, firma y el paso de publicación. Cada etapa se muestra como una tarjeta que puedes editar o eliminar, y una leyenda de colores identifica el tipo de paso (aprobación, firma y publicación).

Conservar el progreso del flujo en caso de rechazo

El flujo incluye la opción "Conservar el progreso del flujo en caso de rechazo". Si está activada, cuando un documento es rechazado y se envía una nueva versión, el flujo continúa desde el último paso alcanzado antes del rechazo, en lugar de reiniciarse desde el principio. Es útil para no repetir aprobaciones ya obtenidas cuando el rechazo afecta solo a una etapa posterior.