Funcionalidades Principales
Todas las funcionalidades de DocuKlaud organizadas por tema, siguiendo el orden natural en que se pone en marcha y se usa la plataforma. Cada una indica si es una tarea de configuración (la realiza el administrador) o de uso diario.
Config Configuración (administrador)
Uso Tarea del día a día
1
Primeros pasos: estructura y accesos
Prepara el repositorio: crea la estructura de carpetas y da acceso a las personas.
Gestión de CarpetasConfigOrganiza la información en carpetas y subcarpetas con permisos, restricciones y aprobadores propios.
Plantilla de CarpetasConfigAutomatiza la creación de estructuras de carpetas principales y subcarpetas.
Gestión de Usuarios y PermisosConfigDefine usuarios y niveles de permiso según el acceso que requiere cada persona.
2
Definición de documentos
Establece cómo se clasifican, codifican y versionan los documentos.
Tipos de DocumentosConfigClasifica y estandariza documentos mediante categorías como contratos, informes o certificados.
Campos PersonalizadosConfigAgrega campos de metadatos para adaptar cada tipo de documento a tu organización.
Codificación de DocumentosConfigPersonaliza el formato del código único que DocuKlaud asigna automáticamente a cada documento.
Control de VersionesConfigMantén un historial completo de cambios con acceso a versiones anteriores.
3
Crear y gestionar documentos
El trabajo diario: generar documentos con plantillas y cargarlos de forma masiva.
4
Flujos, aprobación y firma
Todo el ciclo de aprobación: diseño del flujo, envío, firma y reanudación de flujos detenidos.
Flujos de AprobaciónConfigDiseña procesos de revisión con tipos de tarea, orígenes de aprobador y pasos de firma y publicación.
Estados de AprobaciónConfigGestiona estados como "En revisión", "Aprobado" o "Rechazado" del ciclo de vida del documento.
Envío de Documento a FlujoUsoEnvía documentos al flujo aprobatorio, sigue su progreso y guarda como borrador cuando lo necesites.
Firma ElectrónicaUsoOtorga validez legal a los documentos con la Firma DocuKlaud o la integración con DocuSign.
Solicitudes de CambioUsoGestiona pedidos formales de modificación sobre documentos ya publicados, con trazabilidad.
Flujos DetenidosConfigReanuda documentos cuyo flujo quedó atascado ("En progreso" pero sin tareas pendientes).
5
Distribución y colaboración
Comparte documentos hacia afuera y trabaja con cuentas, contactos y el asistente.
Emisión de TransmittalUsoEnvío seguro y trazable de uno o varios documentos a clientes, proveedores u otros terceros.
Biblioteca de PublicaciónConfigDefine la biblioteca de SharePoint donde se almacenan los documentos aprobados.
CuentasConfigAdministra un catálogo de empresas, clientes, proveedores o instituciones relacionadas.
ContactosConfigGestiona personas naturales como usuarios, firmantes externos o proveedores.
ChatbotUsoAsistente con inteligencia artificial para interactuar y resolver consultas dentro del sistema.
6
Personalización, integraciones y control
Ajusta la apariencia, conecta servicios externos y supervisa la actividad.
Marca del SitioConfigPersonaliza colores, logotipo e interfaz según la identidad corporativa.
Marca de CorreosConfigPersonaliza nombre, logo y colores de las notificaciones por correo que envía DocuKlaud.
Iconos PersonalizadosConfigCarga íconos propios para identificar visualmente carpetas y proyectos.
Columnas de VistaConfigDefine qué columnas se muestran, y en qué orden, en los listados de Documentos, Cuentas y Contactos.
Listas PersonalizadasConfigCrea listas de valores reutilizables en campos personalizados y en la codificación.
Integración DocuSignConfigConecta DocuKlaud con DocuSign para gestionar la firma de documentos.
AuditoríaConfigConsulta el registro de acciones realizadas en la plataforma para seguridad y cumplimiento.